| 04 4월, 2023

Praca zdalna 2023

Od 7 kwietnia wchodzą w życie przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Nowelizacja Kodeksu pracy to nowe możliwości i korzyści, ale również nowe obowiązki dla pracodawców i pracowników.

Najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy wyjaśnia nasza ekspertka Malwina Ruczko, liderka działu HR & Payroll w TIAS.

Zmiany w Kodeksie pracy

Pandemia bezpowrotnie przeorganizowała rynek pracy. W ciągu ostatnich dwóch lat zawodowa rzeczywistość przeciętnego Polaka zmieniła swoje oblicze. Większość z nas pracowała zdalnie a twarze swoich współpracowników widywała wyłącznie podczas spotkań online. Oswojeni z nowymi realiami, obecnie przywykliśmy do terminu pracy zdalnej, jednak (czy zdajemy sobie sprawę, że samo to pojęcie dotychczas nie miało odbicia w aktach prawnych. Zatem w jaki sposób mogło być regulowane? Powstają pytania: skąd wiemy dokładnie jakimi zasadami rządzi się taka praca? Jaki dokument ją reguluje? Jakie są obowiązki i prawa pracodawcy?

Samo pojęcie pracy zdalnej pojawiło się dopiero w art. 3 tzw. ustawy covidowej. Wcześniej Kodeks pracy traktował wyłącznie o telepracy. Aktualizacje prawne były nieuniknione.

Sejm opracował regulacje dotyczące pracy zdalnej, nowelizacja Kodeksu pracy została już przyjęta, a przepisy opublikowane w Dzienniku Ustaw wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Czym właściwie jest praca zdalna?

Według art. 67(18) znowelizowanego Kodeksu pracy praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Istotne, by wówczas uwzględnić wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Zanim pracownik przystąpi do pracy zdalnej powinien złożyć oświadczenie mówiące o tym, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Nowością jest natomiast zapis o okazjonalnej pracy zdalnej (nowy art. 67 § 1 KP). Zgodnie z nim praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, bez wyraźnej przyczyny na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Prawo do nich posiada każdy pracownik.

Warto wspomnieć iż obecnie obowiązujący art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 r. poz. 1842, z późn. zm) zostanie uchylony.

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

pracownicy w ciąży;
pracownikowi wychowującemu dziecko do 4. roku życia;
pracownikowi–rodzicowi dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności;
pracownikowi- rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych;
pracownikowi- rodzicowi dziecka posiadającemu odpowiednią opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na rodzaj albo organizację pracy. Przyczynę odmowy pracodawca powinien przedstawić na piśmie.

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy?

ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę;
zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy;
zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie ich kosztów;
pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Warto wspomnieć, iż ekwiwalent nie będzie stanowić przychodu dla pracownika.

Jakie prawa przysługują pracodawcy?

Możliwa jest kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę. Dotyczyć ona może m.in. przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasad BHP. Nowy art. Art. 67 § 28 dokładnie określa jak kontrola powinna przebiegać:

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Należy pamiętać jednak, iż kontrola powinna opierać się na zasadach określonych w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę – podsumowuje Malwina Ruczko, ekspertka TIAS.